Nujna potreba po znanjih GenAI pri vodenju projektov

Prehiteti izzive, premagati motnje in zmanjšati tveganja – vse to je sestavni del današnjih pogovorov o prihodnosti generativne umetne inteligence (GenAI). Prav tako so sestavni del vloge, ki jo strokovnjaki za vodenje projektov opravljajo že desetletja.

Kljub temu, da so vsakodnevno seznanjeni s temi vprašanji, se lahko številni projektni strokovnjaki znajdejo nepripravljeni na to, kako bodo njihove organizacije izkoristile GenAI ali kako bo to konkretno vplivalo na njihova delovna mesta. Čeprav nihče ne more predvideti vseh načinov, kako bo GenAI spremenil poslovanje in procese podjetja, ni dvoma, da bo ta nastajajoča tehnologija povečala vlogo številnih delavcev znanja, vključno s projektnimi strokovnjaki.

GenAI pomembno vpliva na anatomijo projektnega dela. Glede na hiter tempo razvoja in sprejemanja GenAI obstaja vse večji občutek nujnosti, da projektni strokovnjaki zgradijo nabore veščin, povezanih z umetno inteligenco, da povečajo produktivnost, učinkovitost in uspeh projekta.

Za vodje projektov lahko GenAI opravi težka dela v različnih projektnih dejavnostih, vključno z: avtomatiziranim ustvarjanjem poročil, posodobitvami časovnice, analizo podatkov, ocenami stroškov in več. Projektni strokovnjaki, ki lahko izkoristijo moč umetne inteligence, bodo na koncu sprostili svoj čas, da se bodo lahko osredotočili na naloge večje vrednosti, ki spodbujajo uspeh projekta. Posledično bi jim moralo omogočiti, da se bolj osredotočijo na dodajanje nove poslovne vrednosti, razvoj svojih vodstvenih sposobnosti in spodbujanje inovacij za njihove organizacije – v skladu s cilji podjetja.

raziskave kaže, da organizacije letos znatno povečujejo svoje naložbe v umetno inteligenco. Projektni strokovnjaki, ki ostajajo v ospredju napredka nastajajočih tehnologij in pomagajo spodbujati uvajanje umetne inteligence v svojih organizacijah, se bodo najbolje postavili za karierni uspeh.

Razvijanje spretnosti, priprava na AI

Da bi izkoristili bogastvo prednosti, ki jih lahko zagotovi umetna inteligenca, bodo morali projektni strokovnjaki dati prednost izpopolnjevanju. PMI Raziskave kažejo, da le približno 20 % vodij projektov poroča o obsežnih ali dobrih praktičnih izkušnjah z orodji in tehnologijami umetne inteligence. In 49 % jih ima malo ali nič izkušenj ali razumevanja umetne inteligence v kontekstu vodenja projektov. To je osupljivo v primerjavi z dejstvom, da 82 % višjih vodij pravi, da bo imela umetna inteligenca vsaj nekaj vpliva na vodenje projektov v njihovi organizaciji v naslednjih petih letih.

Uporaba GenAI za avtomatizacijo, pomoč in povečanje vaših zmožnosti vodenja projektov zahteva nove veščine in nov način razmišljanja o projektnem delu. Projektni strokovnjaki lahko uporabljajo GenAI za izboljšanje svojih projektnih veščin na treh ključnih področjih PMI Talent Triangle®: načini dela, močne spretnosti in poslovna žilica.

Načini dela. Ta razsežnost se osredotoča na sprejemanje najboljšega pristopa, praks, tehnik in orodij za uspešno vodenje projektov. Zaradi široke razpoložljivosti in potenciala orodij GenAI na individualni in organizacijski ravni je pomembno izkoristiti izboljšane rezultate, ki jih lahko GenAI pomaga doseči vodjem projektov.

Pomislite na »načine dela« kot na verigo dogodkov in nalog za doseganje rezultata, pri čemer lahko generativna umetna inteligenca avtomatizira, pomaga ali poveča veščine in kompetence vodenja projektov. Posebna področja, na katerih lahko izkoristite GenAI v tem prostoru, vključujejo: načrtovanje projekta, upravljanje časa in stroškov, upravljanje tveganja, pomoč pri pisanju in branju.

Vodje projektov bi se morali tudi naučiti o temeljnem odnosu med podatki in umetno inteligenco ter se seznaniti s podatkovno strategijo in praksami svoje organizacije. Z razumevanjem, kako podatki napajajo ta orodja, bodo vodje projektov v boljšem položaju za razumevanje in ocenjevanje rezultatov umetne inteligence. Podatkovna pismenost bo vodjem projektov tudi omogočila, da oblikujejo orodja in modele, ki so specifični za projekte – tista, ki napovedujejo rezultate projekta, tveganja, vire itd. – tako da zagotavljajo najbolj natančne napovedi in analize za spodbujanje odločanja. To znanje bo vodjem projektov tudi pomagalo prepoznati in rešiti tveganja, ki jih lahko uporaba GenAI potencialno prinese podjetju.

Veščine moči. Zagotavljanje, da imajo ekipe močne medosebne veščine – ki jih imenujemo »veščine moči« – jim omogoča, da ohranijo vpliv pri različnih deležnikih. To je ključna komponenta za spreminjanje in spodbujanje uspešnih projektnih rezultatov.

naše Anketa Utrip stroke je opredelil štiri ključne veščine moči, ki so bistvene za pomoč organizacijam pri preoblikovanju in zagotavljanju trajnostnih rezultatov: strateško razmišljanje, reševanje problemov, sodelovalno vodenje in komunikacija. Vse to so človeške lastnosti, ki jih lahko umetna inteligenca do neke mere poveča. Vodje projektov lahko na primer bolj strateško prispevajo k svojim projektom in organizaciji z uporabo orodij umetne inteligence v različnih vidikih svojega poslovanja, industrije in trga, da bi učinkoviteje in hitreje reševali probleme.

Obstajajo štiri ključna področja, kjer lahko uporabite AI za izboljšanje močnih spretnosti:

• Za vgradnjo strateškega razmišljanja
• Izboljšajte sodelovanje
• Hitrejše reševanje težav
• Izboljšana komunikacija.

Močne spretnosti bodo postale še večja konkurenčna prednost, saj bodo izvedle ali uničile vsak projekt, saj povečanje produktivnosti umetne inteligence omogoča, da se več časa porabi za človeško interakcijo. Naše lastne raziskave ter številne majhne in obsežne študije v zadnjih dveh desetletjih dosledno navajajo človeške dejavnike med glavnimi vzroki za neuspeh projektov. Ne pozabite, da algoritmi ne morejo nikomur pogledati v oči, govoriti resnice močnim, ostati na etični poti ali odgovarjati za svoje odločitve. Vodje projektov lahko počnejo vse te stvari in še več, vključno z zmožnostjo interakcije z ljudmi, izražanja empatije, prilagajanja, ustvarjanja kontraintuitivnih rešitev, odločanja v dvoumnosti, pogajanja, upravljanja deležnikov, vodenja in motiviranja. Vodje projektov imajo veščine, ki nikoli ne bodo našle poti v stroje, ne glede na to, kako pametni postanejo stroji.

Poslovna ošabnost. Strokovnjaki s poslovno žilico razumejo makro in mikro vplive v svoji organizaciji in panogi ter imajo znanje o določeni funkciji ali domeni za sprejemanje dobrih odločitev. Strokovnjaki na vseh ravneh morajo biti sposobni gojiti učinkovito odločanje in razumeti, kako se njihovi projekti ujemajo s splošno sliko širše organizacijske strategije in svetovnih trendov.

Predstavljajte si, da želite imeti boljši vpogled v tveganja na ravni podjetja vašega projekta ali programa in najverjetnejše scenarije, na katere lahko naletite, če se nekatera tveganja dejansko pojavijo. AI vam lahko pomaga pridobiti vpoglede za pripravo celovite analize poslovnega tveganja in ocene učinka zaradi projektnih težav. To bo organizacijo pripravilo z načrtom za obnovitev in predvidelo vse ukrepe za ublažitev, preden se zgodi večji dogodek in vpliva na organizacijo. Vodje projektov lahko začnejo izkoriščati zmogljivosti GenAI za analizo scenarijev, ustvarjanje vpogledov in inovacije, oceno poslovnih posledic in odločitve sistemskega razmišljanja.

Uporaba orodij AI bo izboljšala poslovno žilico na dva načina. Prvič, z obravnavo zamudnih, vsakdanjih nalog bo vodje projektov osvobodil, da bodo porabili več časa za osredotočanje na znotrajorganizacijske vplive, cilje in odnose. Drugič, GenAI lahko poveča sposobnosti vodij projektov, da vidijo strateške posledice njihovega dela, jim omogoči vadbo in oblikovanje pogovorov z zainteresiranimi stranmi na visoki ravni ter sprejemanje boljših odločitev o svojih projektih. Sama prisotnost teh orodij lahko spremeni tudi vrste poslovne žilice, ki jih morajo vodje projektov globoko razumeti, v primerjavi s tistimi, do katerih je mogoče dostopati z orodji.

Na primer, generativni AI vsakemu projektnemu vodji olajša pogled na situacijo skozi oči strokovnjaka iz industrije (skozi poziv). Torej, tako kot posamezne telefonske številke, je lahko splošno znanje o panogi manj pomembno za ohranjanje v človeških možganih. Vendar pa bo podrobnosti o konkurenčni prednosti organizacije, potencialnem vzvodu iz podatkov, ki obstajajo v ekosistemu, ali novih podatkov, ustvarjenih z vašim projektom, treba podrobno razumeti.^[1]

Tudi funkcionalno delovanje postaja vse bolj avtomatizirano in pregledno. Ti običajni procesi, ki podpirajo programsko opremo kot storitev (SaaS), so tudi dobro opredeljeni v splošnih nizih podatkov. Tudi tukaj je poslovna žilica, ki vas bo ločila od drugih, bolj povezana s tem, kaj je drugače v načinu delovanja vaše organizacije. Kaj ga dela posebnega, učinkovitejšega, učinkovitejšega? Ta raven razumevanja vam bo pomagala ne samo, da se boste trdno povezali s strategijo s svojim projektom, ampak vam bo omogočila zagotoviti, da so vse povezave med projektom in organizacijo vzpostavljene za resnično doseganje rezultatov.

Ste pripravljeni na nadgradnjo?

Znanje je ključni element za opolnomočenje strokovnjakov na njihovih potovanjih z umetno inteligenco. Izkoristite lahko specializirano usposabljanje za vodje projektov, ki vam bo pomagalo krmariti po tej novi projektni pokrajini, ki podpira GenAI. Project Management Institute (PMI) je pred kratkim izdal brezplačno začetni e-tečaj za pomoč pri boju proti tesnobi glede sprejemanja umetne inteligence in zapolnitev vrzeli v znanju med projektnimi strokovnjaki. Vključuje ustrezne primere uporabe in nasvete o tem, kako uporabiti GenAI posebej za izvedbo projektov.

Jasno je, da bo umetna inteligenca izboljšala način izvajanja projektov in spremenila vlogo vodij projektov v vodje projektov. Pred nami bodo novi izzivi in ​​tveganja, toda s sprejetjem miselnosti umetne inteligence in radovednostjo glede potenciala GenAI bodo projektni strokovnjaki pripravljeni doseči uspešne rezultate projekta. Nenehno učenje je ključ do krmarjenja po revoluciji umetne inteligence in dviga vloge, ki jo imajo projektni strokovnjaki v panogah.

[1] Edelman, DC, Abraham, M. (2023, 12. april). Generativna umetna inteligenca bo spremenila vaše podjetje. Evo, kako se prilagoditi. Harvard Business Review. Na voljo na: https://hbr.org/2023/04/generative-ai-will-change-your-business-heres-how-to-adapt