A necessidade urgente de habilidades GenAI em gerenciamento de projetos

Antecipar-se aos desafios, enfrentar as disrupções e minimizar os riscos – tudo isso é parte integrante das conversas atuais sobre o futuro da IA ​​generativa (GenAI). Eles também são essenciais para a função que os profissionais de gerenciamento de projetos desempenham há décadas.

Apesar da sua familiaridade diária com estas questões, muitos profissionais de projetos podem encontrar-se despreparados para saber como as suas organizações irão aproveitar a GenAI ou como isso afetará especificamente os seus trabalhos. Embora ninguém possa prever todas as formas como a GenAI mudará as operações e processos corporativos, não há dúvida de que esta tecnologia emergente aumentará o papel de muitos trabalhadores do conhecimento, incluindo profissionais de projetos.

GenAI tem um impacto significativo na anatomia do trabalho do projeto. Dado o rápido ritmo de evolução e adoção da GenAI, há um sentimento crescente de urgência para que os profissionais de projetos desenvolvam conjuntos de competências relacionadas com a IA – para aumentar a produtividade, a eficiência e o sucesso do projeto.

Para gerentes de projeto, o GenAI pode realizar trabalhos pesados ​​em diversas atividades do projeto, incluindo: geração automatizada de relatórios, atualizações de cronograma, análise de dados, estimativas de custos e muito mais. Os profissionais de projetos que conseguem aproveitar o poder da IA ​​acabarão por liberar seu tempo para se concentrar em tarefas de maior valor que impulsionam o sucesso do projeto. Como resultado, deverá permitir-lhes concentrar-se mais na adição de novo valor empresarial, no desenvolvimento das suas capacidades de liderança e na promoção da inovação nas suas organizações – alinhado com os objetivos da empresa.

Estudos mostra que as organizações estão aumentando significativamente o seu investimento em IA este ano. Os profissionais de projetos que permanecem na vanguarda da progressão das tecnologias emergentes e ajudam a impulsionar a adoção da IA ​​nas suas organizações estarão melhor posicionados para o sucesso na carreira.

Desenvolvendo habilidades, tornando-se pronto para IA

Para aproveitar a riqueza de vantagens que a IA pode oferecer, os profissionais de projetos precisarão priorizar o aprimoramento de habilidades. PMI a pesquisa mostra que apenas cerca de 20% dos gestores de projetos relatam ter uma experiência prática ampla ou boa com ferramentas e tecnologias de IA. E 49% têm pouca ou nenhuma experiência ou compreensão de IA no contexto de gestão de projetos. Isto é surpreendente quando comparado com o facto de 82% dos líderes seniores afirmarem que a IA terá pelo menos algum impacto na forma como os projetos são executados nas suas organizações durante os próximos cinco anos.

Usar GenAI para automatizar, auxiliar e aumentar suas capacidades de gerenciamento de projetos requer novas habilidades e uma nova mentalidade em relação ao trabalho do projeto. Profissionais de projetos podem usar GenAI para aprimorar suas habilidades de projeto nas três áreas principais do PMI Talent Triangle®: Maneiras de trabalhar, Habilidades poderosas e Perspicácia nos negócios.

Jeitos de trabalhar. Esta dimensão concentra-se na adoção da melhor abordagem, práticas, técnicas e ferramentas para gerenciar projetos com sucesso. Com a ampla disponibilidade e o potencial das ferramentas GenAI, tanto a nível individual como organizacional, é importante tirar partido dos melhores resultados que a GenAI pode ajudar os gestores de projetos a fornecer.

Pense nas “formas de trabalhar” como uma cadeia de eventos e tarefas para entregar um resultado, onde a IA generativa pode automatizar, auxiliar ou aumentar as habilidades e competências de gerenciamento de projetos. As áreas específicas onde você pode aproveitar o GenAI neste espaço incluem: planejamento de projetos, gerenciamento de tempo e custos, gerenciamento de riscos, assistência de redação e leitura.

Os gerentes de projeto também devem aprender sobre a relação fundamental entre dados e IA e familiarizar-se com a estratégia e práticas de dados de sua organização. Ao compreender como os dados alimentam estas ferramentas, os gestores de projetos estarão melhor posicionados para compreender e avaliar os resultados da IA. A literacia de dados também permitirá aos gestores de projetos moldar as ferramentas e modelos específicos dos projetos — aqueles que prevêem resultados, riscos, recursos do projeto, etc. — para que forneçam as previsões e análises mais precisas para impulsionar a tomada de decisões. Esse conhecimento também ajudará os gerentes de projeto a identificar e solucionar os riscos que o uso do GenAI pode potencialmente apresentar ao negócio.

Habilidades de poder. Garantir que as equipas tenham fortes competências interpessoais – a que chamamos “competências de poder” – permite-lhes manter influência junto de uma variedade de partes interessadas. Este é um componente crítico para fazer mudanças e gerar resultados de projetos bem-sucedidos.

Os Nossos Pesquisa Pulso da Profissão identificou quatro habilidades críticas de poder que são essenciais para ajudar as organizações a transformar e entregar resultados sustentáveis: pensamento estratégico, resolução de problemas, liderança colaborativa e comunicação. Todas essas são características humanas que, até certo ponto, podem ser aumentadas pela IA. Por exemplo, os gestores de projetos podem contribuir de forma mais estratégica para os seus projetos e organização, aplicando ferramentas de IA a diferentes aspectos dos seus negócios, indústria e mercado, para resolver problemas de forma mais eficaz e rápida.

Existem quatro áreas principais onde você pode aproveitar a IA para aprimorar habilidades de poder:

• Para incorporar o pensamento estratégico
• Melhore a colaboração
• Resolução de problemas mais rápida
• Comunicação aprimorada.

As habilidades de poder se tornarão ainda mais uma vantagem competitiva, fazendo ou quebrando cada projeto, à medida que os ganhos de produtividade da IA ​​permitirem que mais tempo seja gasto na interação humana. A nossa própria investigação, bem como vários estudos de pequena e grande escala ao longo das últimas duas décadas, citam consistentemente os factores humanos entre as principais causas do fracasso dos projectos. Lembre-se de que os algoritmos não podem olhar ninguém nos olhos, falar a verdade ao poder, manter o rumo ético ou ser responsáveis ​​pelas suas decisões. Os gerentes de projeto podem fazer todas essas coisas e muito mais, incluindo a capacidade de interagir com humanos, expressar empatia, adaptar-se, criar soluções contra-intuitivas, decidir na ambiguidade, negociar, gerenciar partes interessadas, liderar e motivar. Os gerentes de projeto possuem habilidades que nunca chegarão às máquinas, não importa quão inteligentes elas se tornem.

Perspicácia empresarial. Profissionais com visão de negócios entendem as influências macro e micro em sua organização e setor e possuem o conhecimento específico da função ou do domínio para tomar boas decisões. Profissionais de todos os níveis precisam ser capazes de cultivar uma tomada de decisão eficaz e compreender como seus projetos se alinham com o panorama geral da estratégia organizacional mais ampla e das tendências globais.

Imagine que você deseja ter uma perspectiva melhor sobre os riscos no nível corporativo do seu projeto ou programa e os cenários mais prováveis ​​que você poderá encontrar se alguns dos riscos realmente ocorrerem. A IA pode ajudá-lo a obter insights para preparar uma análise abrangente de riscos de negócios e uma avaliação de impacto devido a problemas do projeto. Isto irá preparar a organização com um plano de recuperação e antecipar todas as ações de mitigação antes que um grande evento aconteça e afete a organização. Os gerentes de projeto podem começar a aproveitar os recursos da GenAI para análise de cenários, geração e inovação de insights, avaliação de implicações de negócios e decisões de pensamento sistêmico.

O uso de ferramentas de IA aumentará a visão empresarial de duas maneiras. Primeiro, ao lidar com tarefas mundanas e demoradas, os gerentes de projeto serão liberados para gastar mais tempo concentrando-se nas influências, objetivos e relacionamentos intraorganizacionais. Em segundo lugar, a GenAI pode aumentar as capacidades dos gestores de projetos para verem as implicações estratégicas do seu trabalho, permitir-lhes praticar e enquadrar as suas conversas com partes interessadas de alto nível e tomar melhores decisões sobre os seus projetos. A própria presença dessas ferramentas também pode alterar os tipos de visão de negócios que os gerentes de projeto precisam compreender profundamente, em comparação com aqueles que podem ser acessados ​​pelas ferramentas.

Por exemplo, a IA generativa torna muito mais fácil para qualquer gerente de projeto observar uma situação através dos olhos de um especialista do setor (por meio de um prompt). Assim, assim como os números de telefone individuais, o conhecimento geral do setor pode ser menos importante para ser retido no cérebro humano. No entanto, os detalhes da vantagem competitiva da organização, a potencial alavancagem dos dados que existem no ecossistema ou os novos dados gerados pelo seu projeto – serão algo para compreender em detalhe.^[1]

As operações funcionais também estão se tornando mais automatizadas e transparentes. Esses processos comuns habilitados para software como serviço (SaaS) também são bem definidos em conjuntos de dados gerais. Novamente, aqui, a visão de negócios que irá diferenciá-lo tem mais a ver com o que há de diferente na forma como sua organização opera. O que o torna especial, mais eficiente, mais eficaz? Esse nível de compreensão o ajudará não apenas a se conectar firmemente à estratégia do seu projeto, mas também permitirá que você garanta que todas as conexões entre o projeto e a organização estejam em vigor para realmente alcançar resultados.

Você está pronto para se aprimorar?

O conhecimento é um elemento crítico para capacitar os profissionais em suas jornadas de IA. Você pode aproveitar o treinamento especializado para gerentes de projeto que o ajudará a navegar neste novo cenário de projetos habilitado para GenAI. O Project Management Institute (PMI) lançou recentemente um curso introdutório de e-learning para ajudar a combater a ansiedade da adoção da IA ​​e preencher a lacuna de conhecimento entre os profissionais do projeto. Inclui casos de uso relevantes e conselhos sobre como usar GenAI especificamente para entregar projetos.

É claro que a IA irá melhorar a forma como os projetos são entregues, transformando o papel dos gestores de projetos em líderes de projetos. Haverá novos desafios e riscos pela frente, mas ao adotar uma mentalidade de IA e permanecer curioso sobre o potencial da GenAI, os profissionais do projeto estarão preparados para entregar resultados de projeto bem-sucedidos. A aprendizagem contínua é a chave para navegar na revolução da IA ​​e elevar o papel que os profissionais de projetos desempenham em todos os setores.

[1] Edelman, DC, Abraham, M. (2023, 12 de abril). A IA generativa mudará o seu negócio. Veja como se adaptar. Harvard Business Review. Disponível em: https://hbr.org/2023/04/generative-ai-will-change-your-business-heres-how-to-adapt