Pilna potrzeba posiadania umiejętności GenAI w zarządzaniu projektami

Wyprzedzanie wyzwań, radzenie sobie z zakłóceniami i minimalizowanie ryzyka — to wszystko jest integralną częścią dzisiejszych rozmów na temat przyszłości generatywnej sztucznej inteligencji (GenAI). Są także integralną częścią roli, jaką od dziesięcioleci pełnią specjaliści ds. zarządzania projektami.

Pomimo codziennej znajomości tych zagadnień wielu specjalistów zajmujących się projektami może okazać się nieprzygotowanych na to, w jaki sposób ich organizacje wykorzystają GenAI lub jak wpłynie to konkretnie na ich pracę. Chociaż nikt nie jest w stanie przewidzieć wszystkich sposobów, w jakie GenAI zmieni operacje i procesy korporacyjne, nie ma wątpliwości, że ta powstająca technologia zwiększy rolę wielu pracowników umysłowych, w tym specjalistów ds. projektów.

GenAI mają istotny wpływ na anatomię pracy projektowej. Biorąc pod uwagę szybkie tempo ewolucji i przyjęcia GenAI, rośnie poczucie pilności, aby specjaliści ds. projektów zbudowali zestawy umiejętności związanych ze sztuczną inteligencją, aby zwiększyć produktywność, efektywność i powodzenie projektu.

W przypadku menedżerów projektów GenAI może wykonywać ciężkie zadania w ramach różnych działań projektowych, w tym: automatyczne generowanie raportów, aktualizacje osi czasu, analiza danych, szacowanie kosztów i nie tylko. Specjaliści projektowi, którzy potrafią wykorzystać moc sztucznej inteligencji, ostatecznie uwolnią swój czas i skupią się na zadaniach o większej wartości, które zapewniają sukces projektu. W rezultacie powinno pozwolić im w większym stopniu skoncentrować się na dodawaniu nowej wartości biznesowej, rozwijaniu zdolności przywódczych i wprowadzaniu innowacji w organizacjach – zgodnie z celami przedsiębiorstwa.

Badania pokazuje, że organizacje znacznie zwiększają w tym roku swoje inwestycje w sztuczną inteligencję. Specjaliści projektowi, którzy stoją na czele rozwoju nowych technologii i pomagają we wdrażaniu sztucznej inteligencji w swoich organizacjach, zapewnią sobie najlepszą pozycję do osiągnięcia sukcesu zawodowego.

Rozwijanie umiejętności, bycie gotowym na sztuczną inteligencję

Aby wykorzystać bogactwo korzyści, jakie może zapewnić sztuczna inteligencja, specjaliści ds. projektów będą musieli priorytetowo potraktować podnoszenie kwalifikacji. Wskaźnik PMI badania pokazują że tylko około 20% kierowników projektów twierdzi, że ma rozległe lub dobre doświadczenie praktyczne z narzędziami i technologiami AI. Natomiast 49% nie ma żadnego doświadczenia ani wiedzy na temat sztucznej inteligencji w kontekście zarządzania projektami. Jest to zdumiewające w porównaniu z faktem, że 82% liderów wyższego szczebla twierdzi, że sztuczna inteligencja będzie miała przynajmniej pewien wpływ na sposób prowadzenia projektów w ich organizacjach w ciągu najbliższych pięciu lat.

Korzystanie z GenAI do automatyzacji, wspomagania i rozszerzania możliwości zarządzania projektami wymaga nowych umiejętności i nowego podejścia do pracy projektowej. Specjaliści zajmujący się projektami mogą wykorzystywać GenAI do doskonalenia swoich umiejętności projektowych w trzech głównych obszarach Trójkąta Talentów PMI: sposoby pracy, kompetencje energetyczne i przedsiębiorczość.

Sposoby pracy. Wymiar ten koncentruje się na przyjęciu najlepszego podejścia, praktyk, technik i narzędzi do skutecznego zarządzania projektami. Biorąc pod uwagę powszechną dostępność i potencjał narzędzi GenAI zarówno na poziomie indywidualnym, jak i organizacyjnym, ważne jest, aby wykorzystać ulepszone wyniki, które GenAI może pomóc kierownikom projektów.

Pomyśl o „sposobie pracy” jako o łańcuchu wydarzeń i zadań zapewniających wynik, w przypadku których generatywna sztuczna inteligencja może zautomatyzować, pomóc lub rozszerzyć umiejętności i kompetencje w zakresie zarządzania projektami. Konkretne obszary, w których można wykorzystać GenAI w tej przestrzeni, obejmują: planowanie projektu, zarządzanie czasem i kosztami, zarządzanie ryzykiem, pomoc w pisaniu i czytaniu.

Menedżerowie projektów powinni także poznać podstawowe relacje między danymi a sztuczną inteligencją oraz zapoznać się ze strategią i praktykami dotyczącymi danych swojej organizacji. Rozumiejąc, w jaki sposób dane zasilają te narzędzia, menedżerowie projektów będą mogli lepiej zrozumieć i ocenić wyniki AI. Umiejętność korzystania z danych umożliwi także kierownikom projektów kształtowanie narzędzi i modeli specyficznych dla projektów – takich, które przewidują wyniki projektu, ryzyko, zasoby itp. – tak aby dostarczali najdokładniejsze przewidywania i analizy, które będą wspomagać proces decyzyjny. Wiedza ta pomoże także kierownikom projektów zidentyfikować i rozwiązać ryzyko, jakie zastosowanie GenAI może potencjalnie wprowadzić do firmy.

Umiejętności mocy. Zapewnienie zespołom silnych umiejętności interpersonalnych – które nazywamy „umiejętnościami władzy” – pozwala im utrzymać wpływ na różnych interesariuszy. Jest to kluczowy element umożliwiający wprowadzanie zmian i osiąganie pomyślnych wyników projektu.

Autonomiczne Badanie Puls Zawodu zidentyfikował cztery kluczowe umiejętności władzy, które są niezbędne, aby pomóc organizacjom w transformacji i osiąganiu trwałych wyników: myślenie strategiczne, rozwiązywanie problemów, przywództwo oparte na współpracy i komunikacja. Wszystko to są cechy ludzkie, które w pewnym stopniu mogą zostać wzmocnione przez sztuczną inteligencję. Na przykład kierownicy projektów mogą wnieść bardziej strategiczny wkład w swoje projekty i organizację, stosując narzędzia AI w różnych aspektach swojej działalności, branży i rynku, aby skuteczniej i szybciej rozwiązywać problemy.

Istnieją cztery kluczowe obszary, w których można wykorzystać sztuczną inteligencję do poprawy umiejętności związanych z mocą:

• Aby zakorzenić myślenie strategiczne
• Popraw współpracę
• Szybsze rozwiązywanie problemów
• Udoskonalona komunikacja.

Umiejętności w zakresie mocy staną się jeszcze większą przewagą konkurencyjną, umożliwiając realizację lub zakończenie każdego projektu, ponieważ wzrost produktywności sztucznej inteligencji umożliwi poświęcenie większej ilości czasu na interakcje międzyludzkie. Nasze badania własne, a także liczne badania na małą i dużą skalę przeprowadzone w ciągu ostatnich dwóch dekad konsekwentnie wymieniają czynnik ludzki jako jedną z głównych przyczyn niepowodzeń projektów. Pamiętaj, że algorytmy nie mogą nikomu patrzeć w oczy, mówić władzy prawdy, trzymać się etycznego kursu ani ponosić odpowiedzialności za swoje decyzje. Menedżerowie projektów mogą robić to wszystko, a nawet więcej, w tym zdolność do interakcji z ludźmi, wyrażania empatii, dostosowywania się, tworzenia sprzecznych z intuicją rozwiązań, podejmowania niejednoznacznych decyzji, negocjowania, zarządzania interesariuszami, przewodzenia i motywowania. Menedżerowie projektów posiadają umiejętności, które nigdy nie znajdą zastosowania w maszynach, niezależnie od tego, jak inteligentne będą te maszyny.

Przedsiębiorczość. Specjaliści ze zmysłem biznesowym rozumieją makro i mikro wpływy na swoją organizację i branżę oraz posiadają wiedzę dotyczącą konkretnej funkcji lub domeny, aby podejmować dobre decyzje. Specjaliści na wszystkich poziomach muszą być w stanie kultywować skuteczne podejmowanie decyzji i rozumieć, w jaki sposób ich projekty wpisują się w ogólny obraz szerszej strategii organizacyjnej i światowych trendów.

Wyobraź sobie, że chcesz mieć lepszą perspektywę na ryzyko na poziomie korporacyjnym swojego projektu lub programu i najbardziej prawdopodobne scenariusze, które możesz napotkać, jeśli niektóre ryzyka rzeczywiście wystąpią. Sztuczna inteligencja może pomóc Ci uzyskać wgląd w przygotowanie kompleksowej analizy ryzyka biznesowego i oceny wpływu problemów projektowych. Dzięki temu organizacja będzie miała plan naprawy i będzie mogła przewidzieć wszystkie działania łagodzące, zanim nastąpi poważne wydarzenie, które będzie miało wpływ na organizację. Menedżerowie projektów mogą zacząć wykorzystywać możliwości GenAI do analizy scenariuszy, generowania spostrzeżeń i innowacji, oceny implikacji biznesowych i podejmowania decyzji w oparciu o myślenie systemowe.

Wykorzystanie narzędzi AI zwiększy świadomość biznesową na dwa sposoby. Po pierwsze, zajmując się czasochłonnymi, przyziemnymi zadaniami, menedżerowie projektów będą mogli poświęcić więcej czasu na skupianie się na wpływach, celach i relacjach wewnątrz organizacji. Po drugie, GenAI może zwiększyć zdolności menedżerów projektów w zakresie dostrzegania strategicznych implikacji ich pracy, umożliwić im ćwiczenie i kształtowanie rozmów z interesariuszami wysokiego szczebla oraz podejmowanie lepszych decyzji dotyczących swoich projektów. Sama obecność tych narzędzi może również zmienić rodzaj świadomości biznesowej, którą menedżerowie projektów muszą dogłębnie zrozumieć, w porównaniu z tą, do której te narzędzia mogą uzyskać dostęp.

Na przykład generatywna sztuczna inteligencja znacznie ułatwia każdemu kierownikowi projektu spojrzenie na sytuację oczami eksperta branżowego (za pomocą podpowiedzi). Zatem, podobnie jak w przypadku indywidualnych numerów telefonów, ogólna wiedza branżowa może być mniej ważna do zapamiętania w ludzkim mózgu. Jednak szczegóły przewagi konkurencyjnej organizacji, potencjalnego efektu dźwigni z danych istniejących w ekosystemie lub nowych danych wygenerowanych przez Twój projekt – będą czymś, co warto szczegółowo zrozumieć.^[1]

Operacje funkcjonalne stają się coraz bardziej zautomatyzowane i przejrzyste. Te typowe procesy obsługujące oprogramowanie jako usługę (SaaS) są również dobrze zdefiniowane w ogólnych zbiorach danych. Ponownie, w tym przypadku bystrość biznesowa, która Cię wyróżni, ma więcej wspólnego z tym, co wyróżnia sposób działania Twojej organizacji. Co czyni go wyjątkowym, wydajniejszym, skuteczniejszym? Ten poziom zrozumienia pomoże Ci nie tylko ściśle powiązać strategię z projektem, ale także pozwoli Ci upewnić się, że wszystkie powiązania między projektem a organizacją działają, aby naprawdę osiągnąć rezultaty.

Czy jesteś gotowy na podnoszenie kwalifikacji?

Wiedza jest kluczowym elementem wzmacniającym pozycję profesjonalistów w ich podróżach po AI. Możesz skorzystać ze specjalistycznych szkoleń dla kierowników projektów, które pomogą Ci poruszać się po nowym środowisku projektów obsługującym GenAI. Project Management Institute (PMI) udostępnił niedawno bezpłatny plik wprowadzający kurs e-learningowy aby pomóc pokonać obawy związane z przyjęciem sztucznej inteligencji i wypełnić lukę w wiedzy wśród specjalistów zajmujących się projektami. Zawiera odpowiednie przypadki użycia i porady dotyczące wykorzystania GenAI specjalnie do realizacji projektów.

Oczywiste jest, że sztuczna inteligencja usprawni realizację projektów, przekształcając rolę kierowników projektów w liderów projektów. Przed nami nowe wyzwania i ryzyko, ale przyjmując podejście oparte na sztucznej inteligencji i pozostając ciekawi potencjału GenAI, specjaliści projektowi będą przygotowani na zapewnienie pomyślnych wyników projektu. Ciągłe uczenie się jest kluczem do kierowania rewolucją AI i podnoszenia roli, jaką odgrywają specjaliści ds. projektów w różnych branżach.

[1] Edelman, DC, Abraham, M. (2023, 12 kwietnia). Generatywna sztuczna inteligencja zmieni Twój biznes. Oto jak się dostosować. Harvard Business Review. Dostępne o: https://hbr.org/2023/04/generative-ai-will-change-your-business-heres-how-to-adapt