Kebutuhan Mendesak akan Keterampilan GenAI dalam Manajemen Proyek

Menjadi yang terdepan dalam menghadapi tantangan, mengatasi gangguan, dan meminimalkan risiko—semuanya merupakan bagian integral dari pembicaraan saat ini tentang masa depan AI generatif (GenAI). Mereka juga merupakan bagian integral dari peran yang telah dilakukan oleh para profesional manajemen proyek selama beberapa dekade.

Meskipun mereka sudah terbiasa dengan isu-isu ini, banyak profesional proyek mungkin tidak siap menghadapi bagaimana organisasi mereka akan memanfaatkan GenAI atau bagaimana hal ini akan berdampak pada pekerjaan mereka secara spesifik. Meskipun tidak ada yang bisa memprediksi bagaimana GenAI akan mengubah operasi dan proses perusahaan, tidak ada keraguan bahwa teknologi baru ini akan meningkatkan peran banyak pekerja pengetahuan, termasuk para profesional proyek.

GenAI memiliki dampak yang signifikan terhadap anatomi pekerjaan proyek. Mengingat pesatnya evolusi dan adopsi GenAI, terdapat urgensi yang semakin besar bagi para profesional proyek untuk membangun keahlian terkait AI—untuk meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan keberhasilan proyek.

Bagi manajer proyek, GenAI dapat melakukan pekerjaan berat di berbagai aktivitas proyek termasuk: pembuatan laporan otomatis, pembaruan garis waktu, analisis data, estimasi biaya, dan banyak lagi. Para profesional proyek yang dapat memanfaatkan kekuatan AI pada akhirnya akan meluangkan waktu mereka untuk fokus pada tugas-tugas bernilai lebih tinggi yang mendorong keberhasilan proyek. Hasilnya, hal ini akan memungkinkan mereka untuk lebih fokus dalam menambah nilai bisnis baru, mengembangkan kemampuan kepemimpinan, dan mendorong inovasi bagi organisasi mereka—selaras dengan tujuan perusahaan.

Penelitian menunjukkan bahwa organisasi meningkatkan investasi mereka pada AI secara signifikan tahun ini. Profesional proyek yang selalu berada di garis depan perkembangan teknologi baru dan membantu mendorong adopsi AI dalam organisasi mereka akan memiliki posisi terbaik untuk kesuksesan karier.

Mengembangkan keterampilan, menjadi siap AI

Untuk memanfaatkan banyaknya keuntungan yang dapat diberikan oleh AI, para profesional proyek perlu memprioritaskan peningkatan keterampilan. PMI penelitian menunjukkan bahwa hanya sekitar 20% manajer proyek yang melaporkan memiliki pengalaman praktis yang luas atau baik dengan alat dan teknologi AI. Dan 49% memiliki sedikit atau bahkan tidak memiliki pengalaman atau pemahaman tentang AI dalam konteks manajemen proyek. Hal ini sangat mengejutkan jika dibandingkan dengan fakta bahwa 82% pemimpin senior mengatakan bahwa AI setidaknya akan berdampak pada cara proyek dijalankan di organisasi mereka selama lima tahun ke depan.

Menggunakan GenAI untuk mengotomatisasi, membantu, dan meningkatkan kemampuan manajemen proyek Anda memerlukan keterampilan baru dan pola pikir baru terhadap pekerjaan proyek. Para profesional proyek dapat menggunakan GenAI untuk meningkatkan keterampilan proyek mereka di tiga bidang inti dari PMI Talent Triangle®: Cara Kerja, Keterampilan Kekuatan, dan Ketajaman Bisnis.

Cara kerja. Dimensi ini berfokus pada penerapan pendekatan, praktik, teknik, dan alat terbaik untuk mengelola proyek dengan sukses. Dengan ketersediaan dan potensi alat GenAI yang tersebar luas, baik di tingkat individu maupun organisasi, penting untuk memanfaatkan peningkatan hasil yang GenAI dapat bantu berikan kepada manajer proyek.

Pikirkan “cara kerja” sebagai rangkaian peristiwa dan tugas untuk mencapai hasil, di mana AI generatif dapat mengotomatisasi, membantu, atau meningkatkan keterampilan dan kompetensi manajemen proyek. Area spesifik di mana Anda dapat memanfaatkan GenAI dalam bidang ini meliputi: perencanaan proyek, manajemen waktu dan biaya, manajemen risiko, bantuan menulis dan membaca.

Manajer proyek juga harus mempelajari hubungan mendasar antara data dan AI serta memahami strategi dan praktik data organisasi mereka. Dengan memahami bagaimana data dimasukkan ke dalam alat-alat ini, manajer proyek akan memiliki posisi yang lebih baik untuk memahami dan mengevaluasi keluaran AI. Literasi data juga akan memungkinkan manajer proyek untuk membentuk alat dan model yang spesifik untuk proyek – alat dan model yang memprediksi hasil proyek, risiko, sumber daya, dll. – sehingga mereka dapat memberikan prediksi dan analisis paling akurat untuk mendorong pengambilan keputusan. Pengetahuan ini juga akan membantu manajer proyek mengidentifikasi dan memecahkan risiko yang berpotensi ditimbulkan oleh penggunaan GenAI pada bisnis.

Keterampilan kekuatan. Memastikan tim memiliki keterampilan antarpribadi yang kuat – yang kami sebut “keterampilan berkuasa” – memungkinkan mereka mempertahankan pengaruh dengan berbagai pemangku kepentingan. Ini adalah komponen penting untuk membuat perubahan dan mendorong keberhasilan proyek.

Kami Denyut Survei Profesi telah mengidentifikasi empat keterampilan kekuatan penting yang penting untuk membantu organisasi bertransformasi dan memberikan hasil yang berkelanjutan: pemikiran strategis, pemecahan masalah, kepemimpinan kolaboratif, dan komunikasi. Semua ini adalah ciri-ciri manusia yang pada tingkat tertentu dapat ditingkatkan oleh AI. Misalnya, manajer proyek dapat berkontribusi secara lebih strategis pada proyek dan organisasi mereka dengan menerapkan alat AI pada berbagai aspek bisnis, industri, dan pasar mereka, untuk memecahkan masalah dengan lebih efektif dan cepat.

Ada empat bidang utama di mana Anda dapat memanfaatkan AI untuk meningkatkan keterampilan kekuatan:

• Untuk menanamkan pemikiran strategis
• Tingkatkan kolaborasi
• Pemecahan masalah lebih cepat
• Komunikasi yang ditingkatkan.

Keterampilan yang kuat akan menjadi keunggulan kompetitif, membuat atau menghancurkan setiap proyek karena peningkatan produktivitas AI memungkinkan lebih banyak waktu dihabiskan untuk interaksi manusia. Penelitian kami, serta beberapa penelitian skala kecil dan besar selama dua dekade terakhir, secara konsisten menyebutkan faktor manusia sebagai salah satu penyebab utama kegagalan proyek. Ingatlah bahwa algoritme tidak dapat menatap mata siapa pun, mengungkapkan kebenaran kepada pihak yang berkuasa, tetap mengikuti jalur etika, atau bertanggung jawab atas keputusan mereka. Manajer proyek dapat melakukan semua hal ini dan lebih banyak lagi termasuk kemampuan untuk berinteraksi dengan manusia, mengekspresikan empati, beradaptasi, menciptakan solusi yang berlawanan dengan intuisi, mengambil keputusan dalam ambiguitas, bernegosiasi, mengelola pemangku kepentingan, memimpin, dan memotivasi. Manajer proyek memiliki keterampilan yang tidak akan pernah bisa diterapkan pada mesin, tidak peduli seberapa pintar mesin tersebut.

Ketajaman bisnis. Profesional dengan ketajaman bisnis memahami pengaruh makro dan mikro dalam organisasi dan industri mereka dan memiliki pengetahuan khusus fungsi atau domain tertentu untuk membuat keputusan yang baik. Para profesional di semua tingkatan harus mampu memupuk pengambilan keputusan yang efektif dan memahami bagaimana proyek mereka selaras dengan gambaran besar strategi organisasi yang lebih luas dan tren global.

Bayangkan Anda ingin memiliki perspektif yang lebih baik mengenai risiko di tingkat korporat pada proyek atau program Anda dan skenario yang paling mungkin Anda hadapi jika beberapa risiko benar-benar terjadi. AI dapat membantu Anda mendapatkan wawasan untuk mempersiapkan analisis risiko bisnis dan evaluasi dampak yang komprehensif karena masalah proyek. Hal ini akan mempersiapkan organisasi dengan rencana pemulihan dan mengantisipasi seluruh tindakan mitigasi sebelum peristiwa besar terjadi dan berdampak pada organisasi. Manajer proyek dapat mulai memanfaatkan kemampuan GenAI untuk analisis skenario, pembuatan wawasan dan inovasi, penilaian implikasi bisnis, dan keputusan pemikiran sistem.

Penggunaan alat AI akan meningkatkan ketajaman bisnis dalam dua cara. Pertama, dengan menangani tugas-tugas yang memakan waktu dan biasa-biasa saja, hal ini akan membebaskan manajer proyek untuk menghabiskan lebih banyak waktu untuk fokus pada pengaruh, tujuan, dan hubungan intraorganisasi. Kedua, GenAI dapat meningkatkan kemampuan manajer proyek untuk melihat implikasi strategis dari pekerjaan mereka, memungkinkan mereka untuk berlatih dan menyusun percakapan mereka dengan pemangku kepentingan tingkat tinggi dan membuat keputusan yang lebih baik mengenai proyek mereka. Kehadiran alat-alat ini juga dapat mengubah jenis kecerdasan bisnis yang perlu dipahami secara mendalam oleh manajer proyek, dibandingkan dengan yang dapat diakses oleh alat-alat tersebut.

Misalnya, AI generatif memudahkan manajer proyek mana pun untuk melihat situasi dari sudut pandang pakar industri (melalui prompt). Jadi, seperti nomor telepon individu, pengetahuan industri secara umum mungkin kurang penting untuk diingat dalam otak manusia. Namun, rincian keunggulan kompetitif organisasi, potensi pengaruh dari data yang ada di ekosistem, atau data baru yang dihasilkan oleh proyek Anda – akan menjadi sesuatu yang perlu dipahami secara mendetail.^[1]

Operasional fungsional juga menjadi lebih otomatis dan transparan. Proses umum yang mendukung perangkat lunak sebagai layanan (SaaS) ini juga didefinisikan dengan baik dalam kumpulan data umum. Sekali lagi, di sini, kecerdasan bisnis yang akan membedakan Anda lebih berkaitan dengan perbedaan dalam cara organisasi Anda beroperasi. Apa yang menjadikannya istimewa, lebih efisien, lebih efektif? Tingkat pemahaman ini akan membantu Anda tidak hanya terhubung erat dengan strategi dengan proyek Anda namun juga memungkinkan Anda memastikan bahwa semua hubungan proyek-ke-organisasi ada untuk benar-benar mencapai hasil.

Apakah Anda siap untuk meningkatkan keterampilan?

Pengetahuan adalah elemen penting untuk memberdayakan para profesional dalam perjalanan AI mereka. Anda dapat memanfaatkan pelatihan khusus untuk manajer proyek yang akan membantu Anda menavigasi lanskap proyek baru yang didukung GenAI ini. Project Management Institute (PMI) baru-baru ini merilis versi gratis kursus pengantar e-learning untuk membantu memerangi kecemasan akan adopsi AI dan mengisi kesenjangan pengetahuan di antara para profesional proyek. Ini mencakup kasus penggunaan yang relevan dan saran tentang cara menggunakan GenAI secara khusus untuk melaksanakan proyek.

Jelas bahwa AI akan meningkatkan cara penyampaian proyek, mengubah peran manajer proyek menjadi pemimpin proyek. Akan ada tantangan dan risiko baru di masa depan, namun dengan mengadopsi pola pikir AI dan tetap penasaran dengan potensi GenAI, para profesional proyek akan siap untuk mencapai hasil proyek yang sukses. Pembelajaran berkelanjutan adalah kunci untuk menavigasi revolusi AI dan meningkatkan peran profesional proyek di berbagai industri.

[1] Edelman, DC, Abraham, M. (2023, 12 April). AI generatif akan mengubah bisnis Anda. Inilah cara beradaptasi. Harvard Business Review. Tersedia di: https://hbr.org/2023/04/generative-ai-will-change-your-business-heres-how-to-adapt