Brýn þörf fyrir GenAI færni í verkefnastjórnun

Að komast á undan áskorunum, sigla um truflanir og lágmarka áhættu - allt er það óaðskiljanlegur í samtölum nútímans um framtíð generative AI (GenAI). Þeir eru einnig óaðskiljanlegur í því hlutverki sem sérfræðingar í verkefnastjórnun hafa sinnt í áratugi.

Þrátt fyrir daglega þekkingu sína á þessum málum geta margir sérfræðingar í verkefnum fundið sig óundirbúna fyrir hvernig samtök þeirra munu nýta GenAI eða hvernig það mun hafa sérstaklega áhrif á störf þeirra. Þó að enginn geti spáð fyrir um allar leiðirnar sem GenAI mun breyta rekstri og ferlum fyrirtækja, þá er enginn vafi á því að þessi nýja tækni mun auka hlutverk margra þekkingarstarfsmanna, þar á meðal fagfólks í verkefnum.

GenAI hefur veruleg áhrif á líffærafræði verkefnavinnu. Í ljósi hraðrar þróunar og upptöku GenAI er vaxandi tilfinning fyrir fagfólki í verkefnum að byggja upp gervigreindartengda hæfileika-til að auka framleiðni, skilvirkni og árangur verkefna.

Fyrir verkefnastjóra getur GenAI framkvæmt þungar lyftingar í ýmsum verkefnum, þar á meðal: sjálfvirk skýrslugerð, tímalínuuppfærslur, gagnagreiningu, kostnaðarmat og fleira. Verkefnasérfræðingar sem geta nýtt sér kraft gervigreindar munu á endanum gefa tíma sinn til að einbeita sér að verðmætari verkefnum sem knýja fram árangur verkefna. Þar af leiðandi ætti það að gera þeim kleift að einbeita sér meira að því að bæta við nýtt viðskiptavirði, þróa leiðtogahæfileika sína og knýja fram nýsköpun fyrir samtök sín - í takt við markmið fyrirtækisins.

Rannsókn sýnir að stofnanir eru að auka verulega fjárfestingu sína í gervigreind á þessu ári. Sérfræðingar í verkefnum sem halda sig í fararbroddi í framþróun nýrrar tækni og hjálpa til við að knýja upp gervigreind innan stofnana sinna munu standa sig best fyrir velgengni í starfi.

Þróa færni, verða AI-tilbúinn

Til að nýta sér þann fjölda kosta sem gervigreind getur veitt þurfa sérfræðingar í verkefnum að forgangsraða uppfærslu. PMI rannsóknir sýna að aðeins um 20% verkefnastjóra segjast hafa mikla eða góða verklega reynslu af gervigreindarverkfærum og tækni. Og 49% hafa litla sem enga reynslu af eða skilning á gervigreind í samhengi við verkefnastjórnun. Þetta er yfirþyrmandi í samanburði við þá staðreynd að 82% háttsettra leiðtoga segja að gervigreind muni hafa að minnsta kosti einhver áhrif á hvernig verkefni eru rekin hjá stofnun þeirra á næstu fimm árum.

Að nota GenAI til að gera sjálfvirkan, aðstoða og auka verkefnastjórnunargetu þína krefst nýrrar færni og nýs hugarfars gagnvart verkefnavinnu. Verkefnasérfræðingar geta notað GenAI til að auka verkefnakunnáttu sína á þremur kjarnasviðum PMI Talent Triangle®: Vinnuaðferðir, krafthæfileikar og viðskiptavit.

Vinnubrögð. Þessi vídd leggur áherslu á að tileinka sér bestu nálgun, venjur, tækni og verkfæri til að stjórna verkefnum með góðum árangri. Með víðtæku framboði og möguleikum GenAI verkfæra bæði á einstaklings- og skipulagsstigi er mikilvægt að nýta sér betri árangur sem GenAI getur hjálpað verkefnastjórum að skila.

Hugsaðu um „vinnuaðferðir“ sem keðjur atburða og verkefna til að skila niðurstöðu, þar sem skapandi gervigreind getur sjálfvirkt, aðstoðað eða aukið verkefnastjórnunarhæfileika og hæfni. Sérstök svæði þar sem þú getur nýtt þér GenAI í þessu rými eru: verkefnaáætlun, tíma- og kostnaðarstjórnun, áhættustjórnun, skrif og lestraraðstoð.

Verkefnastjórar ættu einnig að læra um grundvallartengsl gagna og gervigreindar og kynnast gagnastefnu og starfsháttum fyrirtækisins. Með því að skilja hvernig gögn fæða þessi verkfæri verða verkefnastjórar betur í stakk búnir til að skilja og meta gervigreind. Gagnalæsi mun einnig gera verkefnastjórum kleift að móta verkfæri og líkön sem eru sértæk fyrir verkefni - þau sem spá fyrir um útkomu verkefna, áhættu, úrræði o.s.frv. - þannig að þeir skili nákvæmustu spám og greiningu til að knýja fram ákvarðanatöku. Þessi þekking mun einnig hjálpa verkefnastjórum að bera kennsl á og leysa áhættuna sem notkun GenAI getur hugsanlega leitt til fyrirtækisins.

Valdakunnátta. Að tryggja að teymi búi yfir sterkri hæfni í mannlegum samskiptum – sem við köllum „valdfærni“ – gerir þeim kleift að viðhalda áhrifum hjá ýmsum hagsmunaaðilum. Þetta er mikilvægur þáttur til að gera breytingar og knýja fram árangursríkar verkefni.

okkar Púls starfsgreinakönnunarinnar hefur bent á fjórar mikilvægar valdahæfileika sem eru nauðsynlegar til að hjálpa fyrirtækjum að umbreyta og skila sjálfbærum árangri: stefnumótandi hugsun, lausn vandamála, samvinnuleiðtoga og samskipti. Allt eru þetta mannlegir eiginleikar sem hægt er að auka að einhverju leyti með gervigreind. Til dæmis geta verkefnastjórar lagt markvissari af mörkum til verkefna sinna og skipulags með því að beita gervigreindarverkfærum á mismunandi þætti fyrirtækja sinna, iðnaðar og markaðar, til að leysa vandamál á skilvirkari og fljótari hátt.

Það eru fjögur lykilsvið þar sem þú getur nýtt þér gervigreind til að auka krafthæfileika:

• Að fella inn stefnumótandi hugsun
• Bæta samvinnu
• Hraðari lausn vandamála
• Bætt samskipti.

Kraftakunnátta mun verða enn meira samkeppnisforskot, gera eða brjóta hvert og eitt verkefni þar sem framleiðni í gervigreind gerir kleift að eyða meiri tíma í mannleg samskipti. Okkar eigin rannsóknir, auk margra lítilla og stórra rannsókna á síðustu tveimur áratugum, vitna stöðugt í mannlega þætti meðal helstu orsök verkefnabilunar. Mundu að reiknirit geta ekki horft í augun á neinum, talað sannleika við vald, haldið siðferðilegum farvegi eða borið ábyrgð á ákvörðunum sínum. Verkefnastjórar geta gert alla þessa hluti og fleira, þar á meðal hæfileikann til að eiga samskipti við menn, tjá samúð, aðlagast, skapa gagnstæðar lausnir, ákveða í tvíræðni, semja, stjórna hagsmunaaðilum, leiða og hvetja. Verkefnastjórar búa yfir færni sem mun aldrei rata inn í vélar, sama hversu snjallar vélarnar verða.

Atvinnumennska. Sérfræðingar með viðskiptavit skilja makró- og öráhrifin í skipulagi sínu og iðnaði og hafa virknisértæka eða lénssértæka þekkingu til að taka góðar ákvarðanir. Sérfræðingar á öllum stigum þurfa að geta ræktað skilvirka ákvarðanatöku og skilið hvernig verkefni þeirra samræmast heildarmyndinni um víðtækari skipulagsstefnu og alþjóðlega þróun.

Ímyndaðu þér að þú viljir hafa betri yfirsýn yfir áhættuna á fyrirtækjastigi verkefnisins þíns eða áætlunar og líklegastu aðstæðurnar sem þú gætir lent í ef einhver af áhættunni á sér stað. Gervigreind getur hjálpað þér að öðlast innsýn til að undirbúa yfirgripsmikla áhættugreiningu og mat á áhrifum vegna verkefna. Þetta mun undirbúa stofnunina með bataáætlun og til að sjá fyrir allar mótvægisaðgerðir áður en stór atburður gerist og hefur áhrif á stofnunina. Verkefnastjórar geta byrjað að nýta GenAI getu fyrir atburðarásargreiningu, innsýn kynslóð og nýsköpun, mat á viðskiptaáhrifum og kerfishugsunarákvarðanir.

Notkun gervigreindartækja mun auka viðskiptavit á tvo vegu. Í fyrsta lagi, með því að takast á við tímafrek, hversdagsleg verkefni, mun það losa verkefnastjóra til að eyða meiri tíma í að einbeita sér að innanskipulagsáhrifum, markmiðum og samböndum. Í öðru lagi getur GenAI aukið getu verkefnastjóra til að sjá stefnumótandi áhrif vinnu þeirra, gert þeim kleift að æfa og ramma upp samtöl sín við hagsmunaaðila á háu stigi og taka betri ákvarðanir um verkefni sín. Tilvist þessara verkfæra gæti einnig breytt því hvers konar viðskiptaviti sem verkefnisstjórar þurfa að skilja djúpt, á móti þeim sem verkfærin geta nálgast.

Til dæmis, generative AI gerir það miklu auðveldara fyrir hvaða verkefnastjóra sem er að horfa á aðstæður með augum iðnaðarsérfræðings (með vísbendingu). Svo, eins og einstök símanúmer, gæti almenna iðnaðarþekking verið minna mikilvæg að varðveita í mannsheilanum. Hins vegar munu upplýsingar um samkeppnisforskot stofnunarinnar, mögulega skiptimynt frá gögnum sem eru til í vistkerfinu eða ný gögn sem verða til í verkefninu þínu - vera eitthvað sem þarf að skilja í smáatriðum.^[1]

Hagnýtur aðgerðir eru líka að verða sjálfvirkari og gagnsærri. Þessir algengu hugbúnaðar-sem-þjónusta (SaaS) virkjuð ferli eru einnig vel skilgreind í almennum gagnasöfnum. Aftur, hér, viðskiptavitið sem mun aðgreina þig hefur meira að gera með það sem er öðruvísi við hvernig fyrirtæki þitt starfar. Hvað gerir það sérstakt, skilvirkara, skilvirkara? Þetta skilningsstig mun hjálpa þér ekki aðeins að tengjast stefnunni með verkefninu þínu af festu heldur gerir þér kleift að tryggja að allar tengingar verkefnis við stofnun séu til staðar til að raunverulega ná árangri.

Ertu tilbúinn að auka hæfileika?

Þekking er mikilvægur þáttur til að styrkja fagfólk í gervigreindarferðum sínum. Þú getur nýtt þér sérhæfða þjálfun fyrir verkefnastjóra sem mun hjálpa þér að vafra um þetta nýja GenAI-virkja verkefnalandslag. Project Management Institute (PMI) gaf nýlega út ókeypis inngangsnámskeið fyrir rafrænt nám til að hjálpa til við að berjast gegn ættleiðingarkvíða gervigreindar og fylla þekkingarbilið meðal fagfólks í verkefnum. Það felur í sér viðeigandi notkunartilvik og ráðleggingar um hvernig eigi að nota GenAI sérstaklega til að skila verkefnum.

Það er ljóst að gervigreind á eftir að auka hvernig verkefnum er skilað, umbreyta hlutverki verkefnastjóra í verkefnastjóra. Það verða nýjar áskoranir og áhættur framundan, en með því að tileinka sér gervigreindarhugsun og vera forvitinn um möguleika GenAI verða sérfræðingar í verkefnum tilbúnir til að skila árangri verkefna. Stöðugt nám er lykillinn að því að sigla um gervigreindarbyltinguna og lyfta því hlutverki sem fagfólk í verkefnum gegnir í atvinnugreinum.

[1] Edelman, DC, Abraham, M. (2023, 12. apríl). Generative AI mun breyta fyrirtækinu þínu. Hér er hvernig á að aðlagast. Harvard Business Review. Fáanlegt á: https://hbr.org/2023/04/generative-ai-will-change-your-business-heres-how-to-adapt