परियोजना प्रबंधन में GenAI कौशल की तत्काल आवश्यकता

चुनौतियों से आगे निकलना, व्यवधान से निपटना और जोखिमों को कम करना - ये सभी जेनरेटिव एआई (जेनएआई) के भविष्य के बारे में आज की बातचीत का अभिन्न अंग हैं। वे उस भूमिका का भी अभिन्न अंग हैं जो परियोजना प्रबंधन पेशेवर दशकों से निभा रहे हैं।

इन मुद्दों से दैनिक परिचित होने के बावजूद, कई परियोजना पेशेवर खुद को इस बात के लिए तैयार नहीं पा सकते हैं कि उनके संगठन जेनएआई का लाभ कैसे उठाएंगे या यह विशेष रूप से उनकी नौकरियों को कैसे प्रभावित करेगा। हालाँकि कोई भी यह अनुमान नहीं लगा सकता है कि GenAI कॉर्पोरेट संचालन और प्रक्रियाओं को किस तरह से बदल देगा, इसमें कोई संदेह नहीं है कि यह उभरती हुई तकनीक परियोजना पेशेवरों सहित कई ज्ञान कार्यकर्ताओं की भूमिका को बढ़ाएगी।

GenAI का परियोजना कार्य की शारीरिक रचना पर महत्वपूर्ण प्रभाव पड़ता है। GenAI के विकास और अपनाने की तीव्र गति को देखते हुए, उत्पादकता, दक्षता और परियोजना की सफलता को बढ़ाने के लिए परियोजना पेशेवरों के लिए AI-संबंधित कौशल विकसित करने की तात्कालिकता बढ़ रही है।

परियोजना प्रबंधकों के लिए, GenAI विभिन्न परियोजना गतिविधियों में भारी भूमिका निभा सकता है, जिनमें शामिल हैं: स्वचालित रिपोर्ट निर्माण, समयरेखा अपडेट, डेटा विश्लेषण, लागत अनुमान, और बहुत कुछ। परियोजना पेशेवर जो एआई की शक्ति का उपयोग कर सकते हैं, अंततः परियोजना की सफलता को आगे बढ़ाने वाले उच्च-मूल्य वाले कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए अपना समय खाली कर देंगे। परिणामस्वरूप, इससे उन्हें नए व्यावसायिक मूल्य जोड़ने, अपनी नेतृत्व क्षमताओं को विकसित करने और अपने संगठनों के लिए उद्यम के लक्ष्यों के अनुरूप नवाचार लाने पर अधिक ध्यान केंद्रित करने की अनुमति मिलनी चाहिए।

अनुसंधान दर्शाता है कि संगठन इस वर्ष एआई में अपना निवेश उल्लेखनीय रूप से बढ़ा रहे हैं। परियोजना पेशेवर जो उभरती प्रौद्योगिकियों की प्रगति में सबसे आगे रहते हैं और अपने संगठनों के भीतर एआई को अपनाने में मदद करते हैं, वे करियर की सफलता के लिए खुद को सर्वश्रेष्ठ स्थिति में रखेंगे।

कौशल विकसित करना, एआई-तैयार होना

एआई द्वारा प्रदान किए जा सकने वाले लाभों का लाभ उठाने के लिए, परियोजना पेशेवरों को अपस्किलिंग को प्राथमिकता देने की आवश्यकता होगी। पीएमआई अनुसंधान से पता चला केवल लगभग 20% परियोजना प्रबंधकों के पास एआई उपकरण और प्रौद्योगिकियों के साथ व्यापक या अच्छा व्यावहारिक अनुभव है। और 49% को परियोजना प्रबंधन के संदर्भ में एआई के बारे में बहुत कम या कोई अनुभव नहीं है या इसकी कोई समझ नहीं है। इस तथ्य की तुलना में यह चौंका देने वाला है कि 82% वरिष्ठ नेताओं का कहना है कि एआई का अगले पांच वर्षों में उनके संगठन में परियोजनाएं चलाने पर कम से कम कुछ प्रभाव पड़ेगा।

अपनी परियोजना प्रबंधन क्षमताओं को स्वचालित करने, सहायता करने और बढ़ाने के लिए GenAI का उपयोग करने के लिए नए कौशल और परियोजना कार्य के प्रति एक नई मानसिकता की आवश्यकता होती है। परियोजना पेशेवर पीएमआई टैलेंट ट्राइएंगल® के तीन मुख्य क्षेत्रों: काम करने के तरीके, शक्ति कौशल और व्यावसायिक कौशल में अपने परियोजना कौशल को बढ़ाने के लिए जेनएआई का उपयोग कर सकते हैं।

काम करने के तरीके. यह आयाम परियोजनाओं को सफलतापूर्वक प्रबंधित करने के लिए सर्वोत्तम दृष्टिकोण, प्रथाओं, तकनीकों और उपकरणों को अपनाने पर केंद्रित है। व्यक्तिगत और संगठनात्मक दोनों स्तरों पर GenAI टूल की व्यापक उपलब्धता और क्षमता के साथ, बेहतर परिणामों का लाभ उठाना महत्वपूर्ण है जो GenAI परियोजना प्रबंधकों को देने में मदद कर सकता है।

परिणाम देने के लिए घटनाओं और कार्यों की एक श्रृंखला के रूप में "काम करने के तरीकों" के बारे में सोचें, जहां जेनरेटिव एआई परियोजना प्रबंधन कौशल और दक्षताओं को स्वचालित, सहायता या बढ़ा सकता है। विशिष्ट क्षेत्र जहां आप इस क्षेत्र में GenAI का लाभ उठा सकते हैं, उनमें शामिल हैं: परियोजना योजना, समय और लागत प्रबंधन, जोखिम प्रबंधन, लेखन और पढ़ने में सहायता।

परियोजना प्रबंधकों को डेटा और एआई के बीच मूलभूत संबंध के बारे में भी सीखना चाहिए और अपने संगठन की डेटा रणनीति और प्रथाओं से परिचित होना चाहिए। यह समझने से कि डेटा इन उपकरणों को कैसे फीड करता है, प्रोजेक्ट मैनेजर एआई आउटपुट को समझने और मूल्यांकन करने के लिए बेहतर स्थिति में होंगे। डेटा साक्षरता परियोजना प्रबंधकों को उन उपकरणों और मॉडलों को आकार देने में भी सक्षम बनाएगी जो परियोजनाओं के लिए विशिष्ट हैं - जो परियोजना के परिणामों, जोखिमों, संसाधनों आदि की भविष्यवाणी करते हैं - ताकि वे निर्णय लेने के लिए सबसे सटीक भविष्यवाणियां और विश्लेषण दे सकें। यह ज्ञान परियोजना प्रबंधकों को उन जोखिमों को पहचानने और हल करने में भी मदद करेगा जो GenAI के उपयोग से व्यवसाय में संभावित रूप से आ सकते हैं।

शक्ति कौशल. यह सुनिश्चित करना कि टीमों के पास मजबूत पारस्परिक कौशल हैं - जिन्हें हम "शक्ति कौशल" कहते हैं - उन्हें विभिन्न हितधारकों के साथ प्रभाव बनाए रखने की अनुमति देता है। परिवर्तन लाने और सफल परियोजना परिणामों को आगे बढ़ाने के लिए यह एक महत्वपूर्ण घटक है।

हमारे पेशे सर्वेक्षण की नब्ज ने चार महत्वपूर्ण शक्ति कौशलों की पहचान की है जो संगठनों को बदलने और स्थायी परिणाम देने में मदद करने के लिए आवश्यक हैं: रणनीतिक सोच, समस्या समाधान, सहयोगात्मक नेतृत्व और संचार। ये सभी मानवीय गुण हैं जिन्हें कुछ हद तक एआई द्वारा बढ़ाया जा सकता है। उदाहरण के लिए, प्रोजेक्ट मैनेजर समस्याओं को अधिक प्रभावी ढंग से और तेज़ी से हल करने के लिए अपने व्यवसायों, उद्योग और बाज़ार के विभिन्न पहलुओं में एआई टूल लागू करके अपनी परियोजनाओं और संगठन में अधिक रणनीतिक योगदान दे सकते हैं।

ऐसे चार प्रमुख क्षेत्र हैं जहां आप शक्ति कौशल बढ़ाने के लिए एआई का लाभ उठा सकते हैं:

• रणनीतिक सोच को एम्बेड करने के लिए
• सहयोग में सुधार करें
• तेजी से समस्या का समाधान
• बेहतर संचार।

पावर कौशल और भी अधिक प्रतिस्पर्धात्मक लाभ बन जाएगा, प्रत्येक परियोजना को बनाना या तोड़ना, क्योंकि एआई उत्पादकता लाभ मानव संपर्क पर अधिक समय खर्च करने की अनुमति देता है। हमारा अपना शोध, साथ ही पिछले दो दशकों में कई छोटे और बड़े पैमाने के अध्ययन, लगातार परियोजना विफलता के शीर्ष कारणों में मानवीय कारकों का हवाला देते हैं। याद रखें कि एल्गोरिदम किसी की आँखों में नहीं देख सकते, सत्ता से सच नहीं बोल सकते, नैतिक मार्ग पर बने नहीं रह सकते या अपने निर्णयों के लिए जवाबदेह नहीं हो सकते। परियोजना प्रबंधक इंसानों के साथ बातचीत करने, सहानुभूति व्यक्त करने, अनुकूलन करने, प्रति-सहज समाधान बनाने, अस्पष्टता में निर्णय लेने, बातचीत करने, हितधारकों का प्रबंधन करने, नेतृत्व करने और प्रेरित करने की क्षमता सहित ये सभी चीजें और बहुत कुछ कर सकते हैं। परियोजना प्रबंधकों के पास ऐसे कौशल हैं जो कभी भी मशीनों में अपना रास्ता नहीं खोज पाएंगे, चाहे मशीनें कितनी भी स्मार्ट क्यों न हो जाएं।

व्यावसायिक कौशल. व्यावसायिक कौशल वाले पेशेवर अपने संगठन और उद्योग में व्यापक और सूक्ष्म प्रभावों को समझते हैं और अच्छे निर्णय लेने के लिए कार्य-विशिष्ट या डोमेन-विशिष्ट ज्ञान रखते हैं। सभी स्तरों पर पेशेवरों को प्रभावी निर्णय लेने में सक्षम होने और यह समझने की आवश्यकता है कि उनकी परियोजनाएं व्यापक संगठनात्मक रणनीति और वैश्विक रुझानों की बड़ी तस्वीर के साथ कैसे संरेखित होती हैं।

कल्पना करें कि आप अपने प्रोजेक्ट या कार्यक्रम के कॉर्पोरेट स्तर पर जोखिमों पर बेहतर परिप्रेक्ष्य रखना चाहते हैं और यदि कुछ जोखिम वास्तव में होते हैं तो सबसे संभावित परिदृश्यों का सामना करना पड़ सकता है। एआई आपको परियोजना के मुद्दों के कारण व्यापक व्यावसायिक जोखिम विश्लेषण और प्रभाव मूल्यांकन तैयार करने के लिए अंतर्दृष्टि प्राप्त करने में मदद कर सकता है। यह संगठन को एक पुनर्प्राप्ति योजना के साथ तैयार करेगा और किसी बड़ी घटना के घटित होने और संगठन पर प्रभाव पड़ने से पहले सभी शमन कार्रवाइयों का अनुमान लगाएगा। परियोजना प्रबंधक परिदृश्य विश्लेषण, अंतर्दृष्टि निर्माण और नवाचार, व्यावसायिक निहितार्थों के मूल्यांकन और सिस्टम सोच निर्णयों के लिए GenAI क्षमताओं का लाभ उठाना शुरू कर सकते हैं।

एआई टूल्स का उपयोग दो तरह से व्यावसायिक कौशल को बढ़ाएगा। सबसे पहले, समय लेने वाले, सांसारिक कार्यों को संभालने से, यह परियोजना प्रबंधकों को अंतर-संगठनात्मक प्रभावों, उद्देश्यों और रिश्तों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए अधिक समय बिताने के लिए मुक्त कर देगा। दूसरा, GenAI अपने काम के रणनीतिक निहितार्थों को देखने के लिए परियोजना प्रबंधकों की क्षमताओं को बढ़ा सकता है, उन्हें अभ्यास करने और उच्च-स्तरीय हितधारकों के साथ अपनी बातचीत को तैयार करने और अपनी परियोजनाओं के बारे में बेहतर निर्णय लेने में सक्षम बना सकता है। इन उपकरणों की उपस्थिति ही व्यावसायिक कौशल के प्रकारों को भी बदल सकती है जिन्हें परियोजना प्रबंधकों को गहराई से समझने की आवश्यकता है, बनाम जिन तक उपकरणों द्वारा पहुंचा जा सकता है।

उदाहरण के लिए, जेनरेटिव एआई किसी भी प्रोजेक्ट मैनेजर के लिए किसी स्थिति को उद्योग विशेषज्ञ की नजर से (संकेत के माध्यम से) देखना बहुत आसान बना देता है। इसलिए, व्यक्तिगत फ़ोन नंबरों की तरह, सामान्य उद्योग ज्ञान को मानव मस्तिष्क में बनाए रखना कम महत्वपूर्ण हो सकता है। हालाँकि, संगठन के प्रतिस्पर्धात्मक लाभ का विवरण, पारिस्थितिकी तंत्र में मौजूद डेटा से संभावित लाभ, या आपके प्रोजेक्ट द्वारा उत्पन्न नया डेटा - विस्तार से समझने के लिए कुछ होगा।^[1]

कार्यात्मक संचालन अधिक स्वचालित और पारदर्शी होते जा रहे हैं। ये सामान्य सॉफ़्टवेयर-ए-ए-सर्विस (SaaS) सक्षम प्रक्रियाएं सामान्य डेटा सेट में भी अच्छी तरह से परिभाषित हैं। फिर, यहां, वह व्यावसायिक कौशल जो आपको अलग करेगा, उसका संबंध इस बात से है कि आपके संगठन के संचालन के तरीके में क्या अंतर है। क्या चीज़ इसे विशेष, अधिक कुशल, अधिक प्रभावी बनाती है? समझ का यह स्तर आपको न केवल अपने प्रोजेक्ट के साथ रणनीति से मजबूती से जुड़ने में मदद करेगा बल्कि आपको यह सुनिश्चित करने में भी मदद करेगा कि वास्तव में परिणाम प्राप्त करने के लिए प्रोजेक्ट-टू-संगठन के सभी कनेक्शन मौजूद हैं।

क्या आप कौशल बढ़ाने के लिए तैयार हैं?

पेशेवरों को उनकी एआई यात्रा में सशक्त बनाने के लिए ज्ञान एक महत्वपूर्ण तत्व है। आप परियोजना प्रबंधकों के लिए विशेष प्रशिक्षण का लाभ उठा सकते हैं जो आपको इस नए GenAI-सक्षम परियोजना परिदृश्य को नेविगेट करने में मदद करेगा। प्रोजेक्ट मैनेजमेंट इंस्टीट्यूट (पीएमआई) ने हाल ही में एक निःशुल्क जारी किया परिचयात्मक ई-लर्निंग पाठ्यक्रम एआई अपनाने की चिंता से निपटने और परियोजना पेशेवरों के बीच ज्ञान के अंतर को भरने में मदद करने के लिए। इसमें प्रासंगिक उपयोग के मामले और परियोजनाओं को वितरित करने के लिए विशेष रूप से GenAI का उपयोग करने की सलाह शामिल है।

यह स्पष्ट है कि एआई परियोजनाओं को वितरित करने के तरीके को बेहतर बनाने जा रहा है, जिससे परियोजना प्रबंधकों की भूमिका परियोजना नेताओं में बदल जाएगी। आगे नई चुनौतियाँ और जोखिम होंगे, लेकिन एआई मानसिकता को अपनाकर और जेनएआई की क्षमता के बारे में उत्सुक रहकर, परियोजना पेशेवर सफल परियोजना परिणाम देने के लिए तैयार होंगे। निरंतर सीखना एआई क्रांति को आगे बढ़ाने और उद्योगों में परियोजना पेशेवरों द्वारा निभाई जाने वाली भूमिका को ऊपर उठाने की कुंजी है।

[1] एडेलमैन, डीसी, अब्राहम, एम. (2023, 12 अप्रैल)। जेनरेटिव एआई आपके व्यवसाय को बदल देगा। यहां अनुकूलन करने का तरीका बताया गया है. हार्वर्ड बिजनेस रिव्यू। पर उपलब्ध: https://hbr.org/2023/04/generative-ai-will-change-your-business-heres-how-to-adapt