Der dringende Bedarf an GenAI-Fähigkeiten im Projektmanagement

Den Herausforderungen einen Schritt voraus zu sein, Störungen zu meistern und Risiken zu minimieren – sie alle sind integraler Bestandteil der heutigen Gespräche über die Zukunft der generativen KI (GenAI). Sie sind auch ein wesentlicher Bestandteil der Rolle, die Projektmanagement-Experten seit Jahrzehnten ausüben.

Trotz ihrer alltäglichen Vertrautheit mit diesen Problemen sind viele Projektexperten möglicherweise nicht darauf vorbereitet, wie ihre Organisationen GenAI nutzen werden oder welche spezifischen Auswirkungen dies auf ihre Arbeit haben wird. Obwohl niemand vorhersagen kann, wie GenAI die Unternehmensabläufe und -prozesse verändern wird, besteht kein Zweifel daran, dass diese neue Technologie die Rolle vieler Wissensarbeiter, einschließlich Projektexperten, stärken wird.

GenAI hat einen erheblichen Einfluss auf die Anatomie der Projektarbeit. Angesichts der rasanten Entwicklung und Einführung von GenAI wächst die Dringlichkeit, dass Projektfachleute KI-bezogene Fähigkeiten aufbauen müssen, um Produktivität, Effizienz und Projekterfolg zu steigern.

Für Projektmanager kann GenAI schwere Arbeit bei verschiedenen Projektaktivitäten leisten, darunter: automatisierte Berichtserstellung, Zeitleistenaktualisierungen, Datenanalyse, Kostenschätzungen und mehr. Projektprofis, die die Leistungsfähigkeit der KI nutzen können, werden letztendlich ihre Zeit frei haben, um sich auf höherwertige Aufgaben zu konzentrieren, die den Projekterfolg vorantreiben. Dies sollte es ihnen ermöglichen, sich stärker auf die Schaffung neuer Geschäftswerte, die Entwicklung ihrer Führungsqualitäten und die Förderung von Innovationen für ihre Organisationen zu konzentrieren – im Einklang mit den Zielen des Unternehmens.

Research zeigt, dass Unternehmen ihre Investitionen in KI in diesem Jahr deutlich erhöhen. Projektprofis, die an der Spitze der Weiterentwicklung neuer Technologien bleiben und dazu beitragen, die KI-Einführung in ihren Organisationen voranzutreiben, sind am besten für den beruflichen Erfolg gerüstet.

Fähigkeiten entwickeln, KI-fähig werden

Um die Fülle an Vorteilen zu nutzen, die KI bieten kann, müssen Projektfachleute der Weiterqualifizierung Priorität einräumen. PMI Forschung zeigt, dass nur etwa 20 % der Projektmanager angeben, über umfassende oder gute praktische Erfahrungen mit KI-Tools und -Technologien zu verfügen. Und 49 % haben wenig bis gar keine Erfahrung mit oder Verständnis für KI im Kontext des Projektmanagements. Das ist erstaunlich, wenn man die Tatsache vergleicht, dass 82 % der Führungskräfte sagen, dass KI in den nächsten fünf Jahren zumindest einen gewissen Einfluss auf die Art und Weise haben wird, wie Projekte in ihrer Organisation durchgeführt werden.

Der Einsatz von GenAI zur Automatisierung, Unterstützung und Erweiterung Ihrer Projektmanagementfähigkeiten erfordert neue Fähigkeiten und eine neue Denkweise gegenüber der Projektarbeit. Projektprofis können GenAI nutzen, um ihre Projektkompetenzen in den drei Kernbereichen des PMI Talent Triangle® zu verbessern: Arbeitsweisen, Leistungsfähigkeiten und Geschäftssinn.

Arbeitsweisen. Diese Dimension konzentriert sich auf die Übernahme der besten Ansätze, Praktiken, Techniken und Tools, um Projekte erfolgreich zu verwalten. Angesichts der weit verbreiteten Verfügbarkeit und des Potenzials von GenAI-Tools sowohl auf individueller als auch auf Organisationsebene ist es wichtig, die verbesserten Ergebnisse zu nutzen, die Projektmanagern mit GenAI helfen können.

Stellen Sie sich „Arbeitsweisen“ als Ketten von Ereignissen und Aufgaben vor, um ein Ergebnis zu liefern, wobei generative KI die Fähigkeiten und Kompetenzen des Projektmanagements automatisieren, unterstützen oder erweitern kann. Zu den spezifischen Bereichen, in denen Sie GenAI in diesem Bereich nutzen können, gehören: Projektplanung, Zeit- und Kostenmanagement, Risikomanagement, Schreib- und Leseunterstützung.

Projektmanager sollten sich außerdem über die grundlegende Beziehung zwischen Daten und KI informieren und sich mit der Datenstrategie und -praxis ihres Unternehmens vertraut machen. Wenn Projektmanager verstehen, wie Daten diese Tools speisen, können sie die KI-Ergebnisse besser verstehen und bewerten. Datenkompetenz wird es Projektmanagern auch ermöglichen, die projektspezifischen Tools und Modelle zu gestalten – diejenigen, die Projektergebnisse, Risiken, Ressourcen usw. vorhersagen –, sodass sie die genauesten Vorhersagen und Analysen liefern, um die Entscheidungsfindung voranzutreiben. Dieses Wissen wird Projektmanagern auch dabei helfen, die Risiken zu erkennen und zu lösen, die der Einsatz von GenAI potenziell für das Unternehmen mit sich bringen kann.

Kraftkompetenzen. Wenn wir dafür sorgen, dass Teams über starke zwischenmenschliche Fähigkeiten verfügen – die wir „Machtkompetenzen“ nennen –, können sie ihren Einfluss bei einer Vielzahl von Stakeholdern aufrechterhalten. Dies ist eine entscheidende Komponente für die Durchführung von Veränderungen und die Förderung erfolgreicher Projektergebnisse.

Unsere Pulse of the Profession-Umfrage hat vier entscheidende Kompetenzen identifiziert, die für die Unterstützung von Organisationen bei der Transformation und Erzielung nachhaltiger Ergebnisse unerlässlich sind: strategisches Denken, Problemlösung, kollaborative Führung und Kommunikation. All dies sind menschliche Eigenschaften, die bis zu einem gewissen Grad durch KI verstärkt werden können. Projektmanager können beispielsweise strategischer zu ihren Projekten und ihrer Organisation beitragen, indem sie KI-Tools auf verschiedene Aspekte ihres Unternehmens, ihrer Branche und ihres Marktes anwenden, um Probleme effektiver und schneller zu lösen.

Es gibt vier Schlüsselbereiche, in denen Sie KI nutzen können, um Ihre Kraftfähigkeiten zu verbessern:

• Strategisches Denken verankern
• Verbesserte Zusammenarbeit
• Schnellere Problemlösung
• Verbesserte Kommunikation.

Power-Fähigkeiten werden zu einem noch größeren Wettbewerbsvorteil, der über Erfolg oder Scheitern jedes einzelnen Projekts entscheidet, da dank der Steigerung der KI-Produktivität mehr Zeit für die menschliche Interaktion aufgewendet werden kann. Unsere eigene Forschung sowie zahlreiche kleine und große Studien der letzten zwei Jahrzehnte nennen immer wieder menschliche Faktoren als eine der Hauptursachen für das Scheitern von Projekten. Denken Sie daran, dass Algorithmen niemandem in die Augen schauen, der Macht nicht die Wahrheit sagen, den ethischen Kurs einhalten oder für ihre Entscheidungen verantwortlich sein können. Projektmanager können all dies und noch mehr tun, einschließlich der Fähigkeit, mit Menschen zu interagieren, Empathie auszudrücken, sich anzupassen, kontraintuitive Lösungen zu schaffen, bei Unklarheiten zu entscheiden, zu verhandeln, Stakeholder zu verwalten, zu führen und zu motivieren. Projektmanager verfügen über Fähigkeiten, die nie in Maschinen Einzug halten werden, egal wie intelligent die Maschinen werden.

Business und Management. Fachleute mit Geschäftssinn verstehen die Makro- und Mikroeinflüsse in ihrer Organisation und Branche und verfügen über das funktionsspezifische oder domänenspezifische Wissen, um gute Entscheidungen zu treffen. Fachleute auf allen Ebenen müssen in der Lage sein, eine effektive Entscheidungsfindung zu fördern und zu verstehen, wie ihre Projekte mit dem Gesamtbild der umfassenderen Unternehmensstrategie und globalen Trends übereinstimmen.

Stellen Sie sich vor, Sie möchten einen besseren Überblick über die Risiken auf Unternehmensebene Ihres Projekts oder Programms und über die wahrscheinlichsten Szenarien erhalten, denen Sie begegnen könnten, wenn einige der Risiken tatsächlich eintreten. KI kann Ihnen helfen, Erkenntnisse zu gewinnen, um eine umfassende Geschäftsrisikoanalyse und Auswirkungsbewertung aufgrund von Projektproblemen vorzubereiten. Dadurch wird die Organisation mit einem Wiederherstellungsplan vorbereitet und alle Abhilfemaßnahmen vorhergesehen, bevor ein größeres Ereignis eintritt und Auswirkungen auf die Organisation hat. Projektmanager können damit beginnen, GenAI-Funktionen für Szenarioanalysen, die Generierung von Erkenntnissen und Innovationen, die Bewertung geschäftlicher Auswirkungen und systemische Entscheidungen zu nutzen.

Der Einsatz von KI-Tools wird den Geschäftssinn auf zwei Arten verbessern. Erstens werden Projektmanager durch die Bewältigung zeitaufwändiger, alltäglicher Aufgaben mehr Zeit haben, sich auf organisationsinterne Einflüsse, Ziele und Beziehungen zu konzentrieren. Zweitens kann GenAI die Fähigkeit von Projektmanagern verbessern, die strategischen Auswirkungen ihrer Arbeit zu erkennen, es ihnen ermöglichen, ihre Gespräche mit hochrangigen Interessengruppen zu üben und zu gestalten und bessere Entscheidungen über ihre Projekte zu treffen. Das bloße Vorhandensein dieser Tools kann auch dazu führen, dass sich die Art des Geschäftssinns verändert, den Projektmanager tiefgreifend verstehen müssen, im Vergleich zu denen, auf die die Tools zugreifen können.

Generative KI macht es beispielsweise für jeden Projektmanager viel einfacher, eine Situation durch die Augen eines Branchenexperten zu betrachten (durch eine Eingabeaufforderung). Daher ist es möglicherweise weniger wichtig, allgemeines Branchenwissen im menschlichen Gehirn zu behalten, ebenso wie einzelne Telefonnummern. Die Einzelheiten des Wettbewerbsvorteils der Organisation, der potenziellen Nutzung der im Ökosystem vorhandenen Daten oder der durch Ihr Projekt generierten neuen Daten müssen jedoch im Detail verstanden werden.^[1]

Auch funktionale Abläufe werden zunehmend automatisiert und transparenter. Diese gängigen Software-as-a-Service (SaaS)-fähigen Prozesse sind auch in allgemeinen Datensätzen gut definiert. Auch hier hat der Geschäftssinn, der Sie auszeichnet, mehr damit zu tun, was an der Arbeitsweise Ihres Unternehmens anders ist. Was macht es besonders, effizienter, effektiver? Dieses Maß an Verständnis hilft Ihnen nicht nur dabei, die Strategie Ihres Projekts fest zu verankern, sondern ermöglicht Ihnen auch sicherzustellen, dass alle Verbindungen zwischen Projekt und Organisation vorhanden sind, um tatsächlich Ergebnisse zu erzielen.

Sind Sie bereit, sich weiterzubilden?

Wissen ist ein entscheidendes Element, um Fachleute auf ihrer KI-Reise zu unterstützen. Sie können an speziellen Schulungen für Projektmanager teilnehmen, die Ihnen dabei helfen, sich in dieser neuen GenAI-fähigen Projektlandschaft zurechtzufinden. Das Project Management Institute (PMI) hat kürzlich eine kostenlose Version veröffentlicht Einführungskurs zum E-Learning um die Angst vor der KI-Einführung zu bekämpfen und die Wissenslücke unter Projektexperten zu schließen. Es enthält relevante Anwendungsfälle und Ratschläge, wie man GenAI gezielt für die Umsetzung von Projekten einsetzen kann.

Es ist klar, dass KI die Art und Weise, wie Projekte durchgeführt werden, verbessern und die Rolle von Projektmanagern in Projektleiter verwandeln wird. Vor uns liegen neue Herausforderungen und Risiken, aber wenn Projektexperten eine KI-Denkweise annehmen und neugierig auf das Potenzial von GenAI bleiben, sind sie darauf vorbereitet, erfolgreiche Projektergebnisse zu liefern. Kontinuierliches Lernen ist der Schlüssel zur Bewältigung der KI-Revolution und zur Stärkung der Rolle, die Projektexperten branchenübergreifend spielen.

[1] Edelman, DC, Abraham, M. (2023, 12. April). Generative KI wird Ihr Unternehmen verändern. Hier erfahren Sie, wie Sie sich anpassen. (Harvard Business Review). Verfügbar unter: https://hbr.org/2023/04/generative-ai-will-change-your-business-heres-how-to-adapt